​

Hyresgästdetaljer

När du klickar på en hyresgäst i listan kommer du till deras detaljsida. Här samlas all information om hyresgästen — kontaktuppgifter, onboarding-tidslinje, borgensmän, kontrakt, hyresavier, kommunikation och aktivitetslogg.

​

Översiktskort

Längst upp visas fyra kort med:

• E-post – med knapp för att kopiera adressen
• Telefon – med knapp för att kopiera numret
• Hyresgäst sen – när hyresgästen registrerades i systemet
• Senast inloggad – när hyresgästen senast loggade in i portalen (eller “Aldrig”)

​

Åtgärder i sidhuvudet

• Historik – öppna aktivitetsloggen för hyresgästen i en sidopanel
• Redigera – ändra hyresgästens uppgifter
• Ta bort – ta bort hyresgästen (visas endast när hyresgästen saknar kopplade poster; posten kan återställas via papperskorgen i 30 dagar)
• Anonymisera personuppgifter – pseudonymisera hyresgästens personuppgifter enligt GDPR (se nedan)

​

Anonymisera personuppgifter

Administratörer kan anonymisera en hyresgästs personuppgifter enligt GDPR artikel 17. Knappen Anonymisera personuppgifter visas i sidhuvudet när hyresgästen inte kan raderas direkt — det vill säga när det finns kopplade avtal, aviseringar eller betalningar. Vad som händer vid anonymisering:

• Raderas permanent: namn, personnummer eller organisationsnummer, e-postadress, telefonnummer, adress och interna anteckningar.
• Behålls enligt lag: hyreskontrakt, aviseringar och betalningsunderlag. Räkenskapsinformation sparas enligt bokföringslagen till och med det sjunde året efter räkenskapsåret.

Anonymiseringen kan inte ångras. Du kan ange en frivillig anledning — den loggas i historiken utan personuppgifter.

​

Onboarding-tidslinje

Till vänster visas en tidslinje för hyresgästens livscykel, uppdelad i tre faser: Portalåtkomst, Inflyttning och Utflyttning. För varje fas visas framsteg och åtgärder du kan vidta:

• Bjud in – skicka inbjudan till hyresgästportalen (visas för hyresgäster utan konto)
• Skicka påminnelse – skicka en påminnelse till hyresgäster som är inbjudna eller har signerat men ännu inte aktiverat sitt konto
• Återställ lösenord – skicka en återställning av lösenord till aktiva hyresgäster
• Markera som klar – markera ett steg som slutfört

Tidslinjen innehåller specifika steg som Inbjuden till portalen, Konto aktiverat, Hyreskontrakt signerat, Deposition mottagen, Nycklar överlämnade, Inflyttningsbesiktning, Första hyresavi skickad och motsvarande för utflyttning. Om hyresgästen inte har något aktivt hyreskontrakt visas en uppmaning att skapa ett.

​

Borgensmän

Du kan lägga till och ta bort borgensmän för hyresgästen. En borgensman registreras med namn, personnummer, e-post och telefon. Borgensmän kan väljas när du skapar ett hyreskontrakt som kräver borgensman.

​

Hyreskontrakt

En lista över alla kontrakt som är kopplade till hyresgästen. För varje kontrakt visas enhet, fastighet, hyra, status och datum.

​

Hyresavier

En lista över hyresgästens aviseringar. För varje avisering visas belopp, period, status och förfallodatum. Klicka på en avisering för att gå till aviseringens detaljsida. Om det finns fler än fem avier kan du visa alla med en knapp.

​

Kommunikation

En historik över all kommunikation med hyresgästen — inbjudningar, påminnelser, signeringar och andra händelser, samt meddelanden som hyresgästen skickar via Kontakt i portalen. Varje post visar riktning (Inkommande eller Utgående), kanal, ämne, innehåll och tidpunkt.

​

Aktivitetslogg

En logg över ändringar som har gjorts på hyresgästen — vem som gjorde ändringen och när. Öppnas via knappen Historik i sidhuvudet.