​

Dokument

Under Dokument i huvudmenyn (avsnittet Register) samlar du alla dokument i organisationen, oavsett vilken fastighet de hör till eller vilken status de har. Det är den centrala platsen för att ladda upp, analysera och granska dokument.

​

Ladda upp dokument

1. Klicka på Ladda upp dokument uppe till höger, eller dra och släpp en fil direkt på sidan.
2. Välj en eller flera filer (PDF, DOC/DOCX eller bild i formaten JPG, PNG eller TIFF, max 25 MB per fil). Du kan ladda upp flera filer samtidigt — eller klicka på välj en mapp för att ladda upp alla filer i en hel mapp på en gång. När filer är tillagda kan du komplettera med + Lägg till filer eller + Lägg till en mapp.
3. Klicka på Ladda upp (knappen visar antal filer, t.ex. Ladda upp 2 filer).

Dokument som laddas upp härifrån är inte kopplade till någon fastighet — de hamnar under fliken Okopplade och kan länkas till en fastighet på dokumentets detaljsida. Om du laddar upp via fliken Dokument på en fastighets detaljsida kopplas dokumentet till fastigheten automatiskt. Dokumentnamn och kategori behöver inte anges vid uppladdningen — dokumenttypen identifieras automatiskt av AI-analysen efter uppladdningen och kan korrigeras på dokumentets sida. Namnet hämtas från filnamnet och kan ändras senare. När filen har laddats upp startar en AI-analys automatiskt. Analysen identifierar dokumenttyp, säljare och nyckeluppgifter, räknar ut en säkerhetsscore och skapar eller länkar en leverantör om möjligt.

​

Filtrera och söka

Längst upp på listsidan finns flera sätt att hitta rätt dokument:

• Aktiva dokument / Arkiverade – växla mellan den vanliga vyn och arkiverade dokument med växeln högst upp på sidan
• Statusflikar – Alla, Utkast, Behöver granskas, Misslyckade och Okopplade. Varje flik visar antal träffar. Fliken Utkast samlar dokument som är kopplade till utkast på hyreskontrakt.
• Kategorifilter – filtrera på en specifik dokumenttyp.
• Fritextsökning – söker på namn, kategori, sammanfattning och fastighetsbeteckning.
• Växla vy – visa som rutnät (grid) eller lista.

I rutnätsvyn grupperas dokumenten per uppladdningsår med året som rubrik – nyaste året överst. Dokument utan uppladdningsdatum hamnar i gruppen Okänt år sist. Om det finns fler dokument än som visas klickar du på Visa fler för att ladda fler. I listvyn kan du sortera på namn, kategori, storlek, fastighet, status eller uppladdningsdatum genom att klicka på kolumnrubrikerna. En röd siffra i huvudmenyn visar hur många dokument som behöver granskas eller vars analys har misslyckats.

​

Statusar

Ett dokuments AI-analys kan ha följande status:

• Väntar – analysen har inte startat än
• Analyserar – analysen pågår
• Klar – analysen är färdig. Granska och korrigera vid behov.
• Behöver granskas – analysen är klar men med låg säkerhet. Granska och korrigera uppgifterna innan du litar på dem.
• Utkast skapat – dokumentet är kopplat till ett utkast på ett hyreskontrakt
• Misslyckade – analysen gick inte att genomföra. Försök igen eller fyll i manuellt.
• Okopplade – dokumentet är inte kopplat till någon fastighet.

​

Kategorier

Varje dokument sorteras i en kategori:

• Hyreskontrakt
• Köpekontrakt
• Faktura
• Besiktning
• Offert
• Energiavtal
• Energideklaration
• Kvalitetsdokument
• Ritning
• Fastighetsfoto
• Försäkring
• Taxeringsbeslut
• Mall
• Annat

AI-analysen föreslår en kategori automatiskt, men du kan alltid ändra den manuellt.

​

Dokumentdetaljer

Klicka på ett dokument för att öppna detaljsidan. Här ser du:

• Förhandsvisning – inbäddad PDF-läsare eller bild
• AI-analysstatus – en banner som visar om analysen pågår, är klar, behöver granskas eller har misslyckats, inklusive säkerhetsscore
• Klassificering – ändra dokumenttyp, med information om AI-förslaget och dess säkerhet
• Kopplingar – länka dokumentet till fastigheter, hyresobjekt, en leverantör, avtalsparter (hyresvärd och hyresgäster) och avtal. Varje kopplingskort visar en markering för hur kopplingen kom till: AI-matchad (analysen fann en befintlig post), AI-skapad (analysen skapade en ny post), Manuell (du kopplade själv) eller Ej kopplad
• Härledda poster – poster som analysen skapade utifrån dokumentet visas skrivskyddat under respektive rubrik: Försäkringar, Kostnader, Krav, Bygglov och Mätare. Varje post länkar vidare till rätt undervy på fastighetens detaljsida
• Extraherade uppgifter – de fält som AI-analysen har plockat ut (t.ex. belopp, datum, motpart), visade i en strukturerad lista som du kan granska och korrigera

​

Analysera om

Om du har ändrat dokumenttyp eller kopplingar kan du klicka på Analysera om för att köra AI-analysen igen med de nya inställningarna.

​

Hantera flera dokument

Markera flera dokument med kryssrutorna i listvyn för att utföra bulkåtgärder, till exempel ta bort flera dokument på en gång. Val av flera dokument är tillgängligt för användare med rollen administratör.

​

Arkivera dokument

Om ett dokument inte längre är aktuellt men ska behållas kan du arkivera det i stället för att ta bort det — klicka på Arkivera på dokumentets detaljsida. Ett arkiverat dokument försvinner ur den vanliga vyn men finns kvar med alla kopplingar. Arkiverade dokument hittar du via växeln Arkiverade högst upp på listsidan, och på detaljsidan visas en banner samt knappen Avarkivera för att återställa dokumentet. Om du försöker ta bort ett dokument som inte kan raderas — till exempel ett dokument som är kopplat till ett kvitto — kan dialogen erbjuda Arkivera som alternativ.

​

Ta bort dokument

Klicka på papperskorgsikonen på en rad för att ta bort ett enskilt dokument. Borttagna dokument hamnar i papperskorgen där de kan återställas i 30 dagar innan de raderas permanent.